Intranetten, extranetten en cloudapplicaties
Ook intranetten, extranetten en cloudapplicaties moeten aan de toegankelijkheidseisen voldoen. Er is wel een uitzondering voor oudere intra- en extranetten en cloudapplicaties. Maar zodra je die vernieuwt moeten ze alsnog gaan voldoen.
Wat zijn intra- en extranetten?
Een intra- of extranet is een website of webapplicatie die alleen beschikbaar is voor een gesloten gebruikersgroep, niet voor het algemene publiek.
We hanteren de definitie van de Europese Commissie:
- Extranet: IP-gebaseerd privénetwerk voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met verkopers, leveranciers, klanten, partners of andere bedrijven. In essentie is het een platform waarop transacties, diensten of informatie veilig kunnen worden uitgevoerd of uitgewisseld.
- Intranet: IP-gebaseerd privénetwerk, primair bedoeld voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met andere personen binnen een organisatie.
Wat is verplicht voor intra- en extranetten?
Intra- en extranetten die op of na 23 september 2019 zijn gepubliceerd moeten altijd aan de wet voldoen. Er is een uitzondering voor intra- en extranetten die vóór die datum live zijn gegaan. Deze uitzondering vervalt zodra zo’n intra- of extranet ingrijpend wordt herzien. Er zijn dus drie scenario’s mogelijk:
- Live gegaan vóór 23 september 2019, en daarna niet ingrijpend aangepast: valt niet onder wet.
- Live gegaan vóór 23 september 2019, maar daarna wel ingrijpend aangepast: valt wel onder wet.
- Live gegaan op of na 23 september 2019: valt wel onder wet.
Wat zijn cloudapplicaties?
Een cloudapplicatie is een online applicatie die via het web (http(s)://) benaderbaar is. Voorbeelden van cloudapplicaties zijn:
- de online kantoor- en samenwerkingsapplicaties van Microsoft Office 365 (Word, Excel, Teams, Sharepoint, enzovoorts);
- urenregistratiesystemen die je in de browser opent;
- een procesondersteunende applicatie (bijv. ten behoeve van HRM, financieel of primaire processen).
Het gaat dus niet om standalone-software die je op je computer installeert, zoals de desktop-applicatie Microsoft Word.
Wat is verplicht voor cloudapplicaties?
Cloudapplicaties die op of na 23 september 2019 zijn gepubliceerd moeten altijd aan de wet voldoen. Dit geldt zowel voor de content van de applicatie als voor de applicatie zelf. De reden is eenvoudig: bezoekers met een beperking hebben niets aan toegankelijke content als de applicatie eromheen voor hen niet bruikbaar is. Deze beleidskeuze heeft de Nederlandse overheid gemaakt bij de omzetting van de Europese Richtlijn naar Nederlandse wetgeving.
Er is een uitzondering voor cloudapplicaties die vóór die datum live zijn gegaan. Deze uitzondering vervalt zodra zo'n cloudapplicatie ingrijpend wordt herzien. Er zijn dus drie scenario's mogelijk:
- Live gegaan vóór 23 september 2019, en daarna niet ingrijpend aangepast: valt niet onder wet.
- Live gegaan vóór 23 september 2019, maar daarna wel ingrijpend aangepast: valt wel onder wet.
- Live gegaan op of na 23 september 2019: valt wel onder wet.
Wat betekent 'ingrijpend herzien'?
In de wet staat 'ingrijpend herzien' beschreven als 'een ingrijpende systeem/software aanpassing'. Het gaat dus om een aanpassing van het systeem van het intra- of extranet of de cloudapplicatie. Bijvoorbeeld de overstap naar een heel nieuw systeem of een update naar een nieuwe vormgeving of versie van de software.
Twijfel je of sprake is van een 'ingrijpende herziening' of niet? Dan kun je het beste juridisch advies inwinnen.
Slim omgaan met intra- en extranetten en cloudapplicaties
Het kan lastig zijn om ingewikkelde gesloten omgevingen toegankelijk te maken. Maar je helpt mensen er wel enorm mee. Als je hiermee aan de slag gaat, denk dan aan de volgende zaken.
Begin met een toegankelijkheidsverklaring
De wet vereist niet dat een intranet, extranet of cloudapplicatie direct voldoet aan alle toegankelijkheidseisen. Dit is iets waar je als organisatie naartoe werkt binnen een redelijk haalbare termijn, op basis van een gestructureerde aanpak. Om aan de wet te voldoen moet jouw organisatie maatregelen nemen om de toegankelijkheid te verbeteren, en daarmee doorgaan totdat aan alle toegankelijkheidseisen is voldaan. Hiervan moet je verslag doen in een openbare, up-to-date toegankelijkheidsverklaring.
Goed om te weten: in de wet is een artikel opgenomen over onevenredige last. Overheidsorganisaties die vinden dat er sprake is van onevenredige last (bijvoorbeeld bij het toegankelijk maken van het intra- of extranet of de cloudapplicatie) zetten dit in hun toegankelijkheidsverklaring. Ze moeten dan ook aangeven welke toegankelijke alternatieven ze bieden.
Doe wat je nu al kunt doen
Zorg dat medewerkers die inhoud aanleveren voor het intra- of extranet of de cloudapplicatie goed op de hoogte zijn van de toegankelijkheidseisen. Laat ze weten dat ze binnenkort alleen nog toegankelijke informatie kunnen laten plaatsen.
Inventariseer daarnaast binnen je organisatie tegen welke toegankelijkheidsproblemen gebruikers van het intra- of extranet of de cloudapplicatie aanlopen. Bedenk voor veel voorkomende problemen alvast oplossingen en alternatieven. Is bijvoorbeeld de kalender op een intranet niet toegankelijk? Dan kun je naast de kalender ook een eenvoudige tekstuele lijst met aankomende activiteiten zetten.
Betrek de leverancier
Bespreek met de leverancier van je intra- of extranet of cloudapplicatie hoe hij kan bijdragen aan de toegankelijkheid. Pas als dat nodig is contracten aan. Soms heb je als organisatie weinig invloed op het doorvoeren van verbeteringen in een omgeving, bijvoorbeeld bij cloudapplicaties. Probeer dan invloed uit te oefenen op de leverancier door samen op te trekken met andere organisaties.
Meer weten?
Kennisbank DigiToegankelijk
In onze kennisbank vind je praktische uitleg over specifieke onderwerpen: