Handleiding: naar een digitaal toegankelijke organisatie

Zorg dat het bestuur achter je staat. Het helpt enorm als het bestuur van een organisatie begrijpt waarom digitale toegankelijkheid belangrijk is. Dat toont wetenschappelijk onderzoek aan.

Deze vragen moet je stellen:

• Is het bestuur op de hoogte van de wet voor digitale toegankelijkheid? En van het belang van toegankelijkheid en de voordelen?
• Is dit ergens vastgelegd?
• Weet het bestuur dat zij voor elke website en app jaarlijks een toegankelijkheidsverklaring moet goedkeuren? En dat die verklaring een status (A t/m E)  toont, die aangeeft of de website of app aan de wet voldoet?
• Weet het bestuur ook dat de informatie in de verklaringen gebruikt wordt in het Dashboard DigiToegankelijk en voor rapportages aan de Europese Commissie en de Tweede Kamer?
• Is het bestuur akkoord met het aanstellen van een medewerker binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid? Zo ja: stel iemand aan.

De status

De status geeft aan of een website of app al voldoet aan de wet. Deze status is te zien in de toegankelijkheidsverklaring. Toegankelijkheidsonderzoek speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de status:

* Compleet en actueel onderzoek betekent: maximaal 3 jaar oud, uitgevoerd volgens de onderzoeksmethode WCAG-EM, voor alle 50 toegankelijkheidseisen en van alle onderdelen (alle techniek en content) van de hele site of app. Dit onderzoek mag ook uit meerdere deelonderzoeken bestaan.

Tip: op deze pagina vind je rapporten van toegankelijkheidsonderzoeken van de techniek van platforms en apps. Je kunt de rapporten gebruiken als (gedeeltelijke) onderbouwing van je verklaring.

Zoek uit of er al een overzicht is van alle websites en apps die onder verantwoordelijkheid van jouw organisatie vallen. Geen overzicht gevonden? Dan maak je het zelf, bijvoorbeeld in een spreadsheet. Ga nu als volgt te werk:

• Inventarisatie:
  Vul het overzicht (aan) met alle websites, intranetten, extranetten en mobiele apps waarvoor jouw organisatie verantwoordelijk is. Het Dashboard DigiToegankelijk is de eerste plek waar je kunt kijken. Hier zie je alle websites en apps van jouw organisatiedie al bij DigiToegankelijk bekend zijn.
• Beheer:
  Regel het beheer van het overzicht, zodat het actueel blijft.
• Status:
  Noteer bij elk kanaal voorlopig status D. In de volgende stappen ga je dit verfijnen.

Neem in het overzicht van stap 2 per kanaal informatie op over:

• Toegankelijkheidsonderzoek:
  • Is in de afgelopen 3 jaar een volledig toegankelijkheidsonderzoek volgens de eisen uitgevoerd voor dit kanaal? Zo niet, dan blijft de status D (dit kan bij stap 4 veranderen).
  • Zo ja, wat was de uitkomst van dit onderzoek? Pas de status aan: A als de site of app aan alle 50 toegankelijkheidseisen voldoet, B als er nog fouten zijn gevonden.
• Bouw:
  • Is bij de bouw rekening gehouden met toegankelijkheid? 
  • Heeft de leverancier hier ervaring mee? 
  • Welk CMS wordt gebruikt, en kun je hiermee voldoen aan de toegankelijkheidseisen?
• Externe systemen:
  • Welke externe systemen worden bij dit kanaal ingezet? Denk aan zaaksystemen, een systeem om de website te archiveren, enzovoorts. 
  • Is er informatie over de toegankelijkheid van deze systemen?
• Redactie:
  • Zijn redacteuren op de hoogte van de toegankelijkheidseisen waar zij aan moeten voldoen? 
  • Zo ja, hoe is dit vastgelegd in processen voor het beheer van de website of app?
  • Heeft de redactie trainingen gevolgd op het gebied van toegankelijkheid?
• Haalbaarheid:
  • Is het op basis van deze informatie haalbaar om de website of app in de toekomst aan de toegankelijkheidseisen te laten voldoen? Zo niet, dan is het nodig om de site of app te vervangen of op te heffen.

Op basis van de inventarisatie bepaal je welke maatregelen je per kanaal gaat nemen om de toegankelijkheid te verbeteren. Je mag dit in stappen doen. Er moet wel elk jaar vooruitgang te zien zijn. Uiteindelijk moet elke website en app toegankelijk zijn. Je werkt dus voor elk kanaal toe naar status A.

Voorbeelden van maatregelen

Algemene maatregelen:

• Processen, budget en capaciteit:
  Leg verantwoordelijkheden vast voor specifieke processen, taken en deelonderwerpen. Stel een medewerker aan die verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid. Een hulp hierbij is het boekje ‘Digitale toegankelijkheid in in jouw organisatie: wie doet wat?’. Zorg dat er structureel budget en capaciteit wordt gereserveerd. En dat digitale toegankelijkheid een vast onderdeel wordt van het inkoopproces.
• Onderzoekscyclus per kanaal:
  Zorg dat er minimaal eens in de 3 jaar een volledig toegankelijkheidsonderzoek volgens WCAG-EM uit wordt gevoerd voor alle websites en apps. Dit is een noodzakelijke stap om grip te krijgen op digitale toegankelijkheid.

Voor kanalen met status B:

• Plan van aanpak op basis van onderzoeksresultaten: 
  Bepaal op basis van de onderzoeksresultaten welke maatregelen je op welke termijn neemt. Bijvoorbeeld:
  • We schakelen de eigen leverancier en/of een andere dienstverlener in voor (advies over) het toegankelijk maken en houden van de website of app.
  • We maken afspraken met leveranciers van externe pakketten over het verbeteren van de toegankelijkheid van deze pakketten.
  • We laten redacteuren een training doen of de informatie op deze website lezen.
  • We richten een proces in voor het toegankelijk publiceren van nieuwe informatie.
  • We richten een proces in om zelf intern periodiek op toegankelijkheid te testen.

Voor kanalen met status D:

• Toegankelijkheidsonderzoek:
  Plan voor elk kanaal met status D dat je niet gaat vervangen of opheffen zo snel mogelijk een volledig toegankelijkheidsonderzoek in. Pas de status in je overzicht aan: elk kanaal dat binnen 6 maanden zal worden onderzocht gaat naar status C.
• Vervangen, opheffen en archiveren:
  Bepaal wanneer je de websites en apps die je niet toegankelijk kunt maken gaat vervangen of opheffen. Vergeet niet om goed te archiveren. Bied een toegankelijk alternatief zolang de huidige website of app nog live is. Alleen websites en apps die binnen 6 maanden worden vervangen of opgeheven, en waarvoor een toegankelijk alternatief is, krijgen status C.

• Maak een account aan:
  Maak een account aan op toegankelijkheidsverklaring.nl. Hiermee kun je toegankelijkheidsverklaringen maken en beheren. Het is handig om een algemeen account aan te maken dat door meerdere mensen in je organisatie kan worden gebruikt.
• Betrek de juiste collega’s:
  Betrek collega’s die over de naleving van wet- en regelgeving gaan: de verklaring is een wettelijke verplichting. Daarom moet deze voor akkoord getekend worden door een functionaris of bestuurder van je organisatie die verantwoordelijk is voor webtoegankelijkheid.
• Stel de verklaringen op:
  Stel voor elk kanaal een toegankelijkheidsverklaring op. Gebruik de informatie die je bij de vorige stappen hebt verzameld. De invulassistent op toegankelijkheidsverklaring.nl rekent de status uit op basis van de gegevens die je invult. Die zou dus hetzelfde moeten zijn als je eigen inschatting.
• Publiceer elke verklaring:
  Publiceer de verklaring in het centrale register op toegankelijkheidsverklaring.nl. Op je website moet je daarna naar de verklaring verwijzen via het toegankelijkheidslabel. Dat doe je door een stukje code te downloaden. Deze code toont automatisch de huidige status van je verklaring.

Deze stap bestaat uit het uitvoeren van de maatregelen die je eerder hebt opgeschreven. Elke keer als je een maatregel hebt uitgevoerd, pas je de verklaring aan. Heb je bijvoorbeeld een onderzoek laten uitvoeren, dan zet je de link naar het onderzoeksrapport erbij. En je beschrijft de gevonden fouten. Met de invulassistent kun je een bestaande verklaring aanpassen.

Neem organisatorische en procesmatige maatregelen

Toegankelijkheid is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces. Neem maatregelen die de processen en de manier waarop dingen zijn georganiseerd verbeteren. Zo wordt het een gewoonte om toegankelijk te werken. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig te testen. Zo controleer je of de maatregelen goed werken.

1 keer per jaar updaten

De toegankelijkheidsverklaring moet minimaal 1 keer per jaar worden geüpdatet. Tussendoor aanpassen mag natuurlijk ook. In de verklaring moet te zien zijn dat maatregelen zijn uitgevoerd en de toegankelijkheid verder is verbeterd. Alleen dan blijf je aan de wet voldoen.