De 9 stappen van de invulassistent
Met de invulassistent op toegankelijkheidsverklaring.nl kun je verklaringen opstellen die voldoen aan het verplichte model. Het formulier bestaat uit 9 stappen. In elke stap vul je de gevraagde informatie in. Aan het eind zie je hoe je verklaring eruit komt te zien. Je kunt de verklaring nu publiceren. Daarna staat je verklaring in het register.
Op 12 maart 2024 is een nieuwe versie van de invulassistent gelanceerd. Deze versie wijkt op sommige punten af van de oude versie. Als je een van je bestaande verklaringen bewerkt, doe je dat vanaf nu in de nieuwe invulassistent.
Geef informatie over de website of app, zoals de titel van de website, het intranet of extranet of de cloudapplicatie, of de naam van de app, het CMS of platform en de leverancier. Je geeft ook op welke organisatie verantwoordelijk is voor dit kanaal.
Geef het webadres van de website of het intranet, extranet of de cloudapplicatie op. Je kunt ook subdomeinen en andere bijbehorende webadressen opgeven. Voor een app geef je hier de link(s) op naar de app store(s) waar je de app kunt downloaden.
In deze stap vul je een aantal checkvragen in over je verklaring. Hierdoor zie je direct welke status je verklaring zal krijgen. De vervolgvragen in de invulassistent zijn gebaseerd op je antwoorden in deze stap. Je kunt altijd teruggaan naar deze stap om je keuzes aan te passen.
Deze stap sla je over als je in stap 3 aangeeft dat je nog geen volledig onderzoek hebt. Heb je dat wel? Dan geef je in deze stap informatie op over de onderzoeksrapporten die je wilt toevoegen aan de verklaring. Bij status A en B moet de organisatie namelijk bewijzen voor de status geven. Dat noem je de onderbouwing. Je voegt de informatie per rapport toe.
Deze stap sta je over als je in stap 3 aangeeft dat je nog geen volledig onderzoek hebt, of als je aangeeft dat het kanaal aan alle succescriteria voldoet.
In deze stap vink je aan bij welke succescriteria van WCAG nog problemen zijn gevonden. Je voegt hierbij de problemen uit alle onderzoeksrapporten samen.
In deze stap vertel je meer over je maatregelen, alternatieven die je biedt en je planning. Welke vragen je precies ziet, hangt af van je keuzes in stap 3. Heb je bij stap 5 aangegeven dat er problemen zijn gevonden bij het toegankelijkheidsonderzoek? Dan kun je in deze stap aangeven welke problemen je inmiddels hebt opgelost. Elke keer dat jouw organisatie een toegankelijkheidsprobleem heeft opgelost, kun je teruggaan naar deze stap en deze informatie toevoegen.
Heb je in stap 3 aangegeven dat er sprake is van onevenredige last? Dan krijg je daar in deze stap extra vragen over.
Hoe kunnen bezoekers van de site of app contact opnemen met de organisatie? Dat moet in de verklaring staan, samen met een link naar een contactpagina van de organisatie.
Een bezoeker moet het volgende kunnen doen:
- vragen of hij of zij ontoegankelijke informatie in een andere vorm kan krijgen die wel toegankelijk is;
- een probleem met toegankelijkheid melden;
- een klacht indienen.
Klachtenprocedure
De organisatie moet in de verklaring ook vertellen:
- Hoe lang het maximaal duurt voor de organisatie op een bericht van een bezoeker reageert.
- Dat een bezoeker een klacht kan indienen als de organisatie niet goed of te laat reageert op een bericht.
- Waar en hoe de bezoeker die klacht kan indienen. Bijvoorbeeld bij een ombudsman.
Extra informatie
Als je wilt kun je in deze stap ook extra tekst invoeren die bij je verklaring wordt getoond. Je kunt in deze tekst bijvoorbeeld uitleg geven over het toegankelijkheidsbeleid van je organisatie, of een onderdeel van de betreffende verklaring toelichten.
Geef de naam en functie op van de eindverantwoordelijke die akkoord gaat met de verklaring. Alleen de functie wordt in de verklaring getoond.
In deze stap zie je welke status je verklaring krijgt. Ook kun je een voorbeeldweergave van de verklaring bekijken. Ben je tevreden? Dan kun je de verklaring met de knop ‘Publiceer verklaring’ publiceren. De verklaring zal daarna in het register op toegankelijkheidsverklaring.nl/register verschijnen, en een dag later opgenomen worden in het Dashboard DigiToegankelijk.
Publiceren bij migratie van een bestaande verklaring
Open je een bestaande verklaring in de nieuwe invulassistent? Dan wordt deze onder een nieuw ID opgeslagen. Als je voor die verklaring al het toegankelijkheidslabel op je website hebt staan, dan hoef je dit niet aan te passen. Het label van de oude verklaring wordt automatisch bijgewerkt als je de verklaring via de nieuwe invulassistent publiceert.
Veelgestelde vragen over de nieuwe versie van de invulassistent
Nee, dat hoeft niet direct. Je oude verklaringen blijven gewoon in het register staan. Maar wil je een verklaring aanpassen? Dan doe je dat automatisch in de nieuwe invulassistent. Er zijn in de nieuwe invulassistent een aantal velden bij gekomen. Daarom moet je op dat moment alle stappen van de invulassistent opnieuw doorlopen, en de ontbrekende informatie aanvullen. Daarna kun je je verklaring opnieuw publiceren. Je kunt de aangepaste verklaring ook eerst als concept opslaan. Pas als je de verklaring opnieuw publiceert, vervangt deze je huidige verklaring.
Wil je een verklaring bewerken die is aangemaakt voordat de nieuwe invulassistent live ging? Dan wordt deze automatisch overgezet naar de nieuwe invulassistent. Je moet alle stappen in het formulier opnieuw doorlopen. De reden daarvoor is dat er een aantal nieuwe velden zijn toegevoegd. Die moet je nog invullen. Controleer direct ook of alles nog klopt en up-to-date is. Pas als je weer op ‘Publiceer verklaring’ klikt, komt de aangepaste verklaring in het register te staan. Tot die tijd blijft de huidige verklaring zichtbaar.
Voortaan worden je naam en contactgegevens uit je account gehaald. Als je inlogt op toegankelijkheidsverklaring.nl, krijg je de vraag om je gegevens te controleren. Misschien heb je dit al eerder gedaan, deze functionaliteit is al een tijd beschikbaar.
De manier waarop je naar rapporten verwijst, blijft hetzelfde. Bezoekers kunnen de informatie over gevonden afwijkingen vinden in de bijbehorende onderzoeksrapporten.
Dat hoeft niet, maar is wel aan te raden. Zo laat je zien dat je vooruitgang boekt. Het is verplicht om je verklaring in ieder geval 1 keer per jaar te actualiseren.
In sommige gevallen wel. Als je bijvoorbeeld nog geen onderzoek hebt laten uitvoeren, dan sla je stap 4 en 5 over. Dit gaat automatisch op basis van wat je bij de invulassistent invult.
Stuur een bericht aan info@digitoegankelijk.nl, of bezoek een van onze online vragenuurtjes.
Nee, je kunt pas van status B overgaan naar status A als je een nieuw toegankelijkheidsonderzoek hebt laten uitvoeren, waaruit de A-status blijkt. Bij het oplossen van toegankelijkheidsproblemen kun je namelijk onbedoeld weer nieuwe problemen veroorzaken. Alleen een nieuw onderzoek kan uitwijzen of het hele kanaal toegankelijk is. Door in je verklaring aan te geven dat je problemen hebt opgelost, laat je wel zien dat je werkt aan verbetering.
Nee, dit hoeft niet. Als je al een toegankelijkheidslabel voor je bestaande verklaring op je website hebt staan, dan blijft deze gewoon werken. Op het moment dat je de verklaring publiceert via de nieuwe invulassistent, krijgt je verklaring een nieuw ID. Het bestaande label dat al op je website staat wordt op dat moment automatisch bijgewerkt en blijft actueel. Daar hoef je zelf niets aan te doen. De oude link van de verklaring zal ook automatisch gaan verwijzen naar de nieuwe link.