Inhoud van archieven
Overheidsorganisaties zijn verplicht om archieven bij te houden. Dat is vastgelegd in de Archiefwet. Archieven hoeven niet altijd toegankelijk te worden gemaakt. Maar je moet wel zorgen dat iedereen die dat wil informatie uit je archieven kan inzien.
Wat is een archief?
In een archief staat inhoud die oud of niet meer nuttig is, en die ook niet meer wordt bijgewerkt. Het moet voor bezoekers duidelijk zijn of iets is gearchiveerd. Bijvoorbeeld doordat het in een apart archief-gedeelte van de website of app staat.
Wat is verplicht voor archieven?
In de wet staat dat de gearchiveerde content van websites en mobiele applicaties niet toegankelijk hoeft te zijn. Dergelijke content valt onder een wettelijke uitzondering. Er moet daarbij aan een aantal voorwaarden zijn voldaan:
- Het archiefsysteem waarmee de content van websites en/of mobiele applicaties wordt gearchiveerd, moet toegankelijk zijn volgens standaard EN 301 549. Voor dat systeem moet een toegankelijkheidsverklaring worden gemaakt.
- De gearchiveerde content van websites en/of mobiele applicaties is niet noodzakelijk voor actieve administratieve processen.
- De gearchiveerde content van websites en/of mobiele applicaties worden niet meer bijgewerkt of aangepast.
Slim omgaan met archieven
Met de volgende tips voldoe je op een haalbare manier aan de Archiefwet, én zorg je dat alle bezoekers toegang hebben tot de informatie in de archieven:
- Kijk naar de statistieken: Statistieken van de website of app laten zien welke pagina’s en bestanden uit het archief belangrijk zijn. Inhoud die nog regelmatig wordt bekeken maak je toegankelijk. Pagina's die bijna niemand nog bekijkt laat je zoals ze zijn.
- Op aanvraag toegankelijk maken: Bied bezoekers wel de mogelijkheid om informatie uit het archief toegankelijk op te vragen. Stel dat een bezoeker een ontoegankelijk pdf-document uit 2008 wil inzien. Dan kan de redactie de pdf op dat moment toegankelijk maken. Het originele bestand in het archief vervang je met de toegankelijke versie.
- Nieuwe inhoud direct toegankelijk: Zorg dat nieuwe inhoud die naar het archief gaat wel direct toegankelijk is.
- Uitleg in verklaring: Vertel in de toegankelijkheidsverklaring hoe je organisatie omgaat met archieven.
Pas je deze 4 punten toe? Dan voldoe je als organisatie aan de wens van de bezoeker en bespaar je kosten en tijd.
Bied bezoekers de mogelijkheid om informatie uit het archief toegankelijk op te vragen.