Pdf en andere kantoorbestanden
Documentbestanden zoals pdf en Word worden ook wel kantoorbestandsformaten genoemd. Je kunt ze met de juiste werkwijze en software toegankelijk maken. Toch is dit voor veel organisaties een uitdaging. We beschrijven op deze pagina wat wettelijk verplicht is. En we leggen uit wat nodig is om pdf's toegankelijk te maken.
Wat zijn kantoorbestanden?
Kantoorbestanden zijn:
- documenten in het Open Document Format (odt, ods en odp);
- pdf-bestanden;
- bestanden van Microsoft Office (docx, xslx, pptx, ppsx, doc, ppt, pps).
Wat is verplicht voor kantoorbestanden?
In de wet staat wat verplicht is voor kantoorbestanden:
- Alle kantoorbestanden die na 23 september 2018 op een website of in een app zijn geplaatst moeten toegankelijk zijn.
- Kantoorbestanden die vóór 23 september 2018 zijn geplaatst moeten toegankelijk worden gemaakt als ze onderdeel zijn van een actief administratief proces.
Stop! Is een kantoorbestand echt nodig?
Het is bijna nooit nodig om informatie in een pdf of ander kantoorbestand te zetten. Vaak kun je dezelfde informatie op een gewone webpagina in het CMS plaatsen. Dat is meestal een betere keuze:
- Webpagina’s worden beter weergegeven op kleine schermen.
- Kantoorbestanden zoals pdf zijn niet schaalbaar.
- Bezoekers hoeven niet om te schakelen naar een andere omgeving (van de website naar het kantoorbestand).
- Webpagina’s laden meestal sneller dan kantoorbestanden.
- Formulieren zijn gebruiksvriendelijker en eenvoudiger te maken als ze op een webpagina staan.
Is het wel nodig om de informatie in pdf-formaat te publiceren? Of kan een webpagina in het CMS ook?
Heb je veel ontoegankelijke pdf's? Pak het dan slim aan!
Slim omgaan met kantoorbestanden
Heb je veel ontoegankelijke pdf's online staan? Met de volgende tips kun je hier op een slimme manier mee omgaan:
- Opruimen: Verwijder alle documenten die verouderd zijn.
- Stel prioriteiten: Maak eerst de belangrijkste en meest bekeken bestanden toegankelijk. Kijk naar statistieken over het gebruik van de website of app en bepaal hoe belangrijk bepaalde documenten zijn voor bezoekers.
- Op aanvraag: Maak de overgebleven ontoegankelijke documenten op aanvraag toegankelijk. Bied bezoekers de mogelijkheid om een toegankelijke versie op te vragen. Geef aan op welke termijn de toegankelijke versie beschikbaar is, bijvoorbeeld binnen 2 werkdagen.
- Toegankelijk alternatief: Het is toegestaan om een ontoegankelijk document op de website of app te plaatsen als er ook een toegankelijk alternatief is. Je moet daarbij wel voldoen aan voorwaarden voor verwijzen naar het toegankelijke alternatief, want dit moet goed vindbaar zijn. Bedenk wel of het wenselijk en haalbaar is om 2 versies van hetzelfde document te onderhouden.
Bij het (laten) maken van nieuwe pdf-documenten:
- Is het nodig? Beoordeel eerst of een pdf nodig is. Vaak kun je dezelfde informatie op een gewone webpagina in het CMS plaatsen.
- Direct toegankelijk aanleveren: Zorg dat nieuwe pdf-documenten direct toegankelijk worden aangeleverd. Maak afspraken met de leveranciers, of train de mensen die binnen de organisatie pdf-documenten maken. Zorg ook dat ze de juiste software hebben.
- Toegankelijke sjablonen: Laat bestaande sjablonen voor Open Office of Microsoft Word aanpassen zodat de documenten die je ermee maakt makkelijk in een toegankelijke pdf omgezet kunnen worden.
- Richtlijnen voor urgente documenten: soms moet een document snel online staan. Dat kan een goed argument zijn om een document in eerste instantie niet volledig toegankelijk te publiceren. Maar het moet dan wel binnen een redelijke termijn toegankelijk worden gemaakt. Stel hier richtlijnen voor op en vermeld deze in de toegankelijkheidsverklaring.
Aandachtspunten bij het toegankelijk maken van pdf's
Alle eisen die voor webpagina’s gelden zijn ook op pdf-bestanden van toepassing. De manier waarop je ze toepast wijkt wel af. Voor pdf-bestanden gebruik je vaak heel andere technieken dan voor ‘gewone’ webpagina’s.
Afbeeldingen en contrast
Afbeeldingen in pdf-bestanden die informatie overdragen (dus niet alleen maar decoratief zijn) moeten voorzien zijn van een alternatieve tekst. Die kun je in de meeste programma’s waarmee je de bronbestanden van pdf’s maakt al toevoegen (zoals Microsoft Word en Open Office Writer). Je kunt het eventueel ook achteraf doen als nabewerking van de pdf, in een programma zoals Adobe Acrobat Pro. Decoratieve afbeeldingen moet je in pdf's zo plaatsen dat ze door hulptechnologie genegeerd kunnen worden.
Voor pdf-bestanden gelden dezelfde contrast eisen als voor webpagina's. Dat betekent dat het contrast tussen voor- en achtergrondkleuren voldoende moet zijn.
Structuur van de tekst
Als een tekst gestructureerd is, dus bestaat uit bijvoorbeeld koppen, paragrafen, opsommingen en dergelijke, dan moet je die structuur vastleggen in het pdf-bestand. Dat kun je doen in programma’s zoals Microsoft Word en Open Office Writer of achteraf met een programma zoals Adobe Acrobat Pro. Heb je te maken met een gescand document? Dan is het automatisch omzetten van de scan naar echte tekst met optische tekenherkenning (OCR) de eerste stap.
Heb je de scan omgezet naar tekst, of werk je in een bronbestand dat al uit tekst bestaat, gebruik dan de juiste opmaakprofielen om koppen, lijsten en paragrafen te markeren. Ook tabellen moet je op een bepaalde manier in het bronbestand plaatsen, of achteraf aanpassen. Alleen dan zijn de tabellen bruikbaar voor bezoekers die hulptechnologie gebruiken.
Links
In pdf-bestanden kunnen links voorkomen. De gebruiker kan de link echt volgen, als deze er op de juiste manier in is gezet. Links in pdf-bestanden moeten voldoen aan alle toegankelijkheidseisen voor links, en daarnaast ook met de juiste technieken in het bestand worden geplaatst.
Formulieren
Het is mogelijk om een formulier in een pdf te plaatsen. Deze formulieren moeten aan alle toegankelijkheidseisen voor formulieren voldoen. Het is bijvoorbeeld ook in pdf-bestanden verplicht om duidelijke instructies bij invoervelden te geven. De techniek die je gebruikt om aan de eisen te voldoen is vaak wel anders dan voor HTML-formulieren.
De instructies (labels) en alle andere formulier-elementen moeten met de juiste technieken in het pdf-document worden geplaatst. Als een bezoeker een veld verkeerd invult moet dit op een toegankelijke wijze aan de bezoeker worden meegedeeld. Dit kun je niet doen in een tekstbewerkingsprogramma zoals Microsoft Word of Open Office Writer. Je hebt hiervoor Adobe Acrobat Pro of een ander geavanceerd pdf-bewerkingsprogramma voor nodig.
Navigatie en leesvolgorde
Voor bezoekers met hulptechnologie is het niet altijd duidelijk waar ze zijn als zij een pdf-bestand lezen. Daarom moet elke pdf een duidelijke titel hebben. Bij langere documenten is het belangrijk om bladwijzers aan te maken. Met bladwijzers kun je gedeelten van een document markeren, bijvoorbeeld hoofdstukken. De bezoeker kan via de bladwijzers eenvoudig naar een ander gedeelte springen.
Je moet ook letten op de tab- en leesvolgorde. Zeker bij pdf-bestanden met wat meer opmaak, zoals een tekst die over meerdere kolommen loopt, is dit belangrijk. Als de leesvolgorde dan niet klopt, leest voorleessoftware niet per kolom, maar regel per regel. Alle eerste, tweede en volgende regels van de kolommen worden dan aan elkaar geplakt.
Taal
De toegankelijkheidseisen die gaan over de taal van een tekst gelden ook voor pdf-bestanden. Geef voor het hele bestand aan wat de taal is van de tekst. Dat kan in een tekstbewerkingsprogramma zoals Microsoft Word of Open Office Writer, of met Adobe Acrobat Pro. Als er woorden en zinnen in de tekst voorkomen die in een andere taal zijn geschreven moet je dat ook markeren.
Meer weten?
Kennisbank DigiToegankelijk
In onze kennisbank vind je praktische uitleg over specifieke onderwerpen:
